Die Organisation einer Tech-Konferenz - ein Reisebericht

Die Reise zum Tech Friday

Wie schon in den vergangenen Jahren hat sich eine kleine, eingeschworene Gruppe unerschrockener Kolleg:innen auf eine lange, abenteuerliche Reise begeben. Das Ziel: der Tech Friday, eine qvest-digital-interne Tech-Konferenz, bei der die Qs, die in der Qvest Digital beheimateten Entwickler:innen, Agilist:innen und artverwandte Gestalten, in ihrem natürlichen Habitat beim Wissensaustausch beobachtet werden können. Hier ein Bericht über die Reise und die Abenteuer, die den Kolleg:innen begegnet sind. 
 

Vorbereitungen

Um den Tech Friday rechtzeitig vor dem Wintereinbruch erreichen zu können, waren frühzeitige Planungen erforderlich. Bereits im August hatte sich unser Expeditionsteam Bernd, Charly, Christoph, David, Eloy, Florian, Judith und ich (Susanne), zusammengefunden. Wir trafen uns eines Morgens Ende August beim Kick Off zur Planung des grundlegenden Vorgehens. Mit einer Confluence-Seite, um Informationen und Ergebnisse festzuhalten, und einem Jira-Board zur Navigation im Gepäck machte sich die Gruppe vom Kick Off aus auf den Weg. 
 

Etappe 1 - vom Kickoff zum Call for Talks 

Unser erstes Etappenziel war der Call for Talks. 

Der Call for Talks: der Qvest Digital Tech Friday lebt davon, dass die Kolleg:innen Ihr Wissen aus den unterschiedlichsten Zusammenhängen und Projekten zusammentragen und sich gegenseitig vermitteln. Die Qs tauschen sich in ihren Talks über Technologien, agile Prinzipien, Softwareentwicklung, Produktentwicklung und viele andere Themen aus. Es galt, ein spannendes Programm zusammenzustellen, bei dem jede:r sein Wissen präsentieren kann. Um das Programm zusammenzustellen, mussten wir zunächst einmal Talk-Vorschläge einsammeln - das passierte im Rahmen des Call for Talks. 

Auf dem Weg zum Call for Talks mussten wir einige Aufgaben bewältigen: da war der kleine Abstecher zum Marketing, um den Termin für den Tech Friday festzulegen: der 01.12. sollte es sein, direkt vor der großen Weihnachtsfeier der Qvest Digital. Da mussten die Räume, in denen der Tech Friday durchgeführt werden sollte, festgelegt und gebucht werden. Und es musste eine Entscheidung getroffen werden, wie die Teilnahme Externer organisiert werden konnte. 

Wie bereits im letzten Jahr wollten wir den Tech Friday hybrid durchführen, um auch die Teilnahme auch den Kolleg:innen und Interessierten zu ermöglichen, die nicht vor Ort dabei sein konnten. Sowohl Vortragende als auch Besucher:innen sollten die Möglichkeit haben, am Tech Friday remote teilzunehmen. Das erforderte entsprechende Planung, Abstimmung und technische Ausstattung.

Schließlich: die Einrichtung einer Confluence-Seite zur Eintragung der Talks, ein Aufruf im internen Chat ... und ein zweiter ... und ein dritter ... und noch ein letzter ... und schon war die erste Etappe gemeistert: die Speaker trugen ihre Talks auf der Confluence-Seite ein, gegen Mitte September konnte der Call for Talks abgeschlossen werden und das erste Etappenziel war erfolgreich erreicht.
 

Etappe 2 - vom Call for Talks über das Voting zur Programmerstellung

Die nächste Etappe war eine kurze, gemütliche Etappe, bei der es darum ging, ein Voting der Talks durch die Qs abzuholen, um auf dieser Basis später das Programm zusammenzustellen.

Beim Voting dürfen alle Qs ihre Lieblingstalks wählen, damit die Interessen und Vorlieben der Qs bei der Programmerstellung berücksichtigen können. 

David kümmerte sich darum und legte ein Google-Formular für die Umfrage an, über den jede:r Q drei Lieblings-Talks benennen konnte. Ende November hatten wir ein klares Bild darüber, wie unsere Reise weitergehen würde. Nicht wirklich überraschend war das große Interesse an Talks über KI, aber auch Talks zu Themen aus den Bereichen Softwareentwicklung, Agilität oder Psychologie erhielten viele Stimmen. 

Nebenher kontrollierten Judith und ich die Ausstattung in den Räumen und stellten fest, was hier noch an Ausrüstung für die letzten Etappen nötig werden würde. 

Direkt weiter ging es zur Programmerstellung, also die Zusammenstellung eines interessanten Konferenzprogramms an. Ausgehend von den Voting-Ergebnissen mussten wir ein spannendes Programm zusammenstellen. Viele Speaker hatten mehrere Talks eingereicht, bei der Auswahl der Talks achteten wir darauf, dass möglichst jeder Speaker im finalen Programm vertreten war. 

Ein kleines Abenteuer war der Praxistest: für die hybride Durchführung des Tech Fridays mussten wir die Ausstattung in allen Räumen testen und feststellen, ob wir mit dieser Ausstattung sowohl die vor Ort als auch die remote Teilnehmenden gut erreichen konnten. Eine spannende Aufgabe, die wir als verteiltes Team von Judith (im Nebenraum), Charly (zu Hause), Oliver (im Besprechungsraum) und mir (auch im Besprechungsraum) erfolgreich bewältigen konnten. 

Nach einem kleinen Schwenk über die Keynote, die die Expeditionsleitung, das Product Team Softwareentwicklung beisteuern durfte, ging es zum finalen Aufstieg dieser Etappe: die Verteilung der ausgewählten Talks auf die Programm-Slots und so die Festlegung des Konferenzprogramms. Ein Mail an die Vortragenden mit der frohen Botschaft, und auch dieses Etappenziel war erreicht. 
 

Etappe 3 - die Vorbereitung

Es folgte die lange, anstrengende Etappe der Vorbereitung, die sich über den gesamten Zeitraum bis zum 30. November hinzog. Viele unserer Mitstreiter:innen verloren wir auf dem anstrengenden Weg, dennoch ließen wir uns nicht entmutigen und setzten unseren Weg unverdrossen fort. 

Wir stellten eine Landingpage zusammen mit einem Formular für die externen Teilnehmenden und kümmerten uns mit unserem Security-Beauftragten Tim um Tokens für die Externen. Wir suchten nach Moderator:innen, die bei der hybriden Durchführung der Talks unterstützen sollten. Bernd kümmerte sich um den Druck der Programmplakate und Raumpläne, Judith und Maria klärten, wo wir die Plakate aufhängen konnten. Es war eine lange Liste von Aufgaben, die wir bewältigen mussten. 

Besonders herausfordernd: der steile Anstieg am letzten Tag. Wir mussten vier Räume leerräumen, mithilfe der tatkräftigen Unterstützung unserer Azubis ca. 100 Stühle aus den entlegendsten Kellerräumen hochschaffen und aufstellen, Plakate aufhängen, einen Beamer aufstellen und diverse Kabel verlegen, Essen besorgen .... und viele, viele kleine Aufgaben mehr. Lessons Learned für den nächsten Tech Friday: rechtzeitig Unterstützung für den "Tag davor" organisieren. Trotz kleinerer Probleme und größerer Herausforderungen erreichten wir das Etappenziel rechtzeitig am 30.11.
 

Etappe 4 - die Durchführung

Auf dieser Etappe waren wir nicht mehr alleine, ganz, ganz viele Qs kamen dazu, um uns zu unterstützen. Besonders schön: nicht nur aus Bonn, sondern auch aus Köln, Freiburg, Berlin und vielen anderen Orten kamen die Qs in Scharen, um uns auf unserem Weg zu begleiten. 

Morgens in aller Frühe ging es los, mit einer riesigen Gruppe an Unterstützer:innen bereiteten wir gemeinsam Brötchen für das Mittagessen vor. Es folgte ein letzter Technik-Check, Judith platzierte sich am Eingang, um die internen und externen Teilnehmer:innen zu begrüßen und mit Tokens auszustatten. 

Das Kern-Expeditionsteam war mit roten Hoodies ausgestattet, um als Ansprechpartner:innen erkennbar zu sein - sicherlich das letzte Mal, durch die Brand Transition zur Qvest Digital werden es ab kommendem Jahr sicherlich orangene Hoodies werden.

Den eigentlichen Tech Friday starteten wir mit einer kurzen Begrüßung und einer Key Note zum einjährigen Geburtstag von ChatGPT durch Martin. Schon mal während eines Vortrags das Notebook des Speakers ausgetauscht? Martins Notebook fand die Präsentation doof, ein Problem, das wir lösen konnten, indem wir ihm schnell und unbemerkt ein anderes Notebook untergeschoben haben - so unbemerkt, dass Martin selbst den Austausch erst nach seinem Talk bemerkte.

Es folgte ein abwechslungsreiches Programm spannender Talks über KI, Softwareentwicklung, agile Methoden, aktuelle technologische Entwicklungen, Architekturkonzepte, diverse Nerd-Themen ....

Natürlich gab es auch Probleme: teilweise war die Audioqualität in der Townhall, dem größten Besprechungsraum, nicht so gut wie geplant, teilweise gab das WLAN im Besprechungsraum "Blauer Affe" seinen Geist auf. Als Fels in der Brandung erwies sich Judith, die die ganze Organisation im Blick behielt und sich um die Aufzeichnung aller Vorträge kümmerte. Irgendwie ließen sich alle Probleme lösen, und alles in allem war es ein großartiger Tag mit tollen Vorträgen, interessanten Gesprächen und großartigen Qs!

Zum krönenden Abschluss konnten wir alle miteinander den Tag im Rahmen der Qvest Digital Winterfeier ausklingen lassen - aber darüber wird an anderer Stelle zu berichten sein...
 

Der Heimweg

Nachdem wir das Expeditionsziel erreicht hatten, ging es an den beschwerlichen Rückweg. Der Proviant ging zu Neige, die Kräfte waren ausgezehrt, die eisige Kälte des Winters forderte ihren Tribut. In den folgenden Tagen folgte der Abbau mit etwas dezimiertem Team - zum Glück griffen Office und Marketing hier unter die Arme, danke dafür. 

Dann mussten die Talks veröffentlicht werden. Wir fragten bei den Speakern ab, ob sie ihre Talks veröffentlichen wollten, kontrollierten die Talks, gaben dem Marketing die Informationen, was geschnitten werden sollte für die Veröffentlichung, und Anfang Januar standen alle für die Veröffentlichung vorgesehenen Talks auf unserem YouTube-Kanal bereit. 

Wieder zu Hause folgten noch die beiden letzten wichtigen Aufgaben: eine Umfrage, um Feedback von den Teilnehmenden einzuholen, und eine Retro, um festzustellen, was wir selbst gut oder verbesserungsfähig fanden. Die beiden wichtigsten Erkenntnisse: wir brauchen bessere Technik, um eine gute Qualität bei Übertragung für die Aufnahme der Talks sicherzustellen, und wir brauchen mehr Unterstützung beim Auf- und Abbau. 

Alles in allem aber: es war eine großartige Reise. Gerne nächstes Jahr wieder!